Resposta rápida
A gestão da rotina do escritório de advocacia dá dia, horário e responsável para prazos, atendimento de clientes novos e acompanhamento dos processos. Ela começa com uma reunião de 15 a 20 minutos na segunda-feira, segue um foco para cada dia da semana e termina com uma conferência curta na sexta.
Resumo
- Cada dia da semana ganha um foco: planejar, produzir, atender, acompanhar e fechar.
- A reunião de segunda dura de 15 a 20 minutos e segue sempre a mesma pauta.
- Todo combinado termina com um responsável e um prazo.
- O atendimento comercial tem horário próprio e não compete com os prazos.
O que é a gestão da rotina do escritório de advocacia
A gestão da rotina do escritório de advocacia é a organização da semana para que prazos, atendimento de clientes novos e acompanhamento dos processos tenham dia, horário e responsável. Ela começa com uma reunião curta de planejamento, normalmente na segunda-feira.
O tema vem de um vídeo da Comarka Ads, neste artigo, que mostra uma segunda-feira no escritório. A legenda resume o roteiro: revisar processos, alinhar a agenda e começar a semana com organização. O mesmo método serve para qualquer escritório de advocacia, do autônomo ao escritório com equipe.
Um modelo de rotina semanal para o escritório
Um modelo simples dá um foco para cada dia: planejar na segunda, produzir na terça, atender na quarta, acompanhar na quinta e fechar na sexta. O modelo é um ponto de partida; ajuste os dias à agenda de audiências do escritório.
| Dia | Foco | O que fazer | Quem |
|---|---|---|---|
| Segunda | Planejar | Reunião curta de abertura: prazos da semana, audiências, contatos pendentes e números da semana anterior | Toda a equipe |
| Terça | Produzir | Peças e petições com prazo mais próximo; atendimento dos contatos novos | Advogados e atendimento |
| Quarta | Atender | Reuniões com clientes novos e retorno a quem pediu tempo para pensar | Advogado e quem faz a triagem |
| Quinta | Acompanhar | Andamentos dos processos, retorno aos clientes atuais e revisão dos anúncios | Advogados e gestor de tráfego |
| Sexta | Fechar | Conferir o que ficou pendente, atualizar o registro dos contatos e preparar a segunda | Toda a equipe |
O que mais se perde na rotina é o contato novo que chega no meio de um dia de prazos. Por isso o atendimento aparece em vários dias. Veja como organizar o atendimento no WhatsApp para não depender de quem está livre na hora.
Como fazer a reunião de segunda-feira
A reunião de segunda-feira dura de 15 a 20 minutos, segue sempre a mesma pauta e termina com um responsável para cada item. Ela não é lugar para discutir caso a caso, e sim para ver a semana inteira.
| Item | Pergunta que a reunião responde | Tempo |
|---|---|---|
| Prazos e audiências | O que vence ou acontece nesta semana e quem cuida? | 5 min |
| Contatos novos | Quantos chegaram na semana passada e quantos ainda esperam resposta? | 3 min |
| Reuniões e contratos | Quantas reuniões estão marcadas e quantas propostas aguardam retorno? | 3 min |
| Anúncios | Os anúncios trouxeram contatos com caso? Algo precisa mudar? | 3 min |
| Bloqueios | Alguém precisa de ajuda para cumprir a semana? | 3 min |
Passo 1: Escolha um horário fixo
Segunda de manhã, antes das primeiras ligações, costuma funcionar. O horário fixo evita que a reunião seja empurrada para depois.
Passo 2: Use a mesma pauta toda semana
A pauta curta da tabela acima faz a reunião durar 15 a 20 minutos e não virar conversa solta.
Passo 3: Traga números, não impressões
Leve o número de contatos, reuniões e contratos da semana anterior. "Acho que foi fraco" não ajuda a decidir.
Passo 4: Saia com responsáveis
Cada item termina com um nome e um prazo. Sem dono, o combinado se perde até sexta.
Passo 5: Feche a semana na sexta
Uma conferência de 10 minutos na sexta mostra o que ficou pendente e já prepara a pauta da segunda.
Ferramentas que ajudam a manter a rotina
Três ferramentas sustentam a rotina: uma agenda compartilhada de prazos e audiências, um registro dos contatos comerciais e um quadro simples de tarefas. Não precisam ser caras; precisam ser usadas por todos.
Agenda de prazos
Os prazos vêm das intimações e dos sistemas dos tribunais, como o PJe do CNJ. Uma agenda compartilhada com alerta evita que o prazo dependa da memória de uma pessoa.
Registro dos contatos
Os contatos comerciais ficam melhor em um CRM, com a origem, a etapa e o próximo passo de cada um. O guia CRM para advogados explica o que registrar.
Cuidado com os dados
Dados de clientes e de quem pediu atendimento são dados pessoais. A LGPD (Lei 13.709) pede que o escritório guarde só o necessário e controle quem acessa.
Erros comuns na rotina do escritório
Os erros mais comuns são deixar o atendimento comercial para "quando sobrar tempo", fazer reunião sem pauta e não registrar o que foi combinado. Cada um faz a semana começar organizada e terminar apagando incêndio.
- Atendimento só no fim do dia: o contato que espera horas procura outro escritório. Veja tempo de resposta ao lead.
- Reunião longa: mais de 30 minutos na segunda costuma virar discussão de um caso só. Mantenha a pauta.
- Combinado sem dono: "alguém vê isso" quase sempre significa ninguém.
- Sem fechamento na sexta: sem a conferência, a segunda começa sem saber o que ficou pendente.
Onde o comercial entra na rotina
O comercial entra na rotina com horário próprio para responder contatos, um dia para reuniões com clientes novos e um item fixo na reunião de segunda. Assim, a captação não compete com os prazos.
Quando o escritório já tem essa rotina, o anúncio passa a trazer contatos que a equipe consegue absorver. Para organizar o setor do zero, leia setor comercial no escritório pequeno ou conheça a estruturação comercial da Comarka Ads.
Serviços relacionados
Os serviços da Comarka Ads ligados ao tema deste guia.
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Treinamento comercial
Método para conduzir o lead até o contrato
CRM ACTUS para advogados
Funil comercial organizado em um sistema
Auditoria comercial
Onde os contatos se perdem
Perguntas frequentes sobre gestão da rotina do escritório de advocacia
Respostas curtas para as dúvidas mais comuns sobre o tema.
Como organizar a rotina de um escritório de advocacia?
Dê um foco para cada dia da semana, faça uma reunião curta de planejamento na segunda, use uma agenda compartilhada de prazos e reserve horários fixos para atender os contatos novos.
O que falar na reunião semanal do escritório?
Prazos e audiências da semana, contatos novos e pendentes, reuniões e propostas em aberto, resultado dos anúncios e bloqueios da equipe. Cada item termina com um responsável.
Quanto tempo deve durar a reunião de segunda-feira?
De 15 a 20 minutos. Se passar de 30, a reunião provavelmente virou discussão de um caso específico, que deve ser tratado em outro momento.
Advogado autônomo precisa de rotina semanal?
Precisa, talvez ainda mais. Sem equipe, uma revisão de 10 minutos na segunda e na sexta evita perder prazos e contatos novos.
Que ferramenta usar para organizar o escritório?
Uma agenda compartilhada de prazos, um CRM ou planilha para os contatos comerciais e um quadro simples de tarefas. O importante é que todos usem.
Fontes consultadas
Estas são as normas e páginas usadas para escrever este guia.
Este guia tem caráter informativo e não substitui a consulta às normas da OAB nem a análise do caso de cada escritório.
